Desumidificador de Ar para Arquivo Morto

Desumidificador para Arquivo Morto
Desumidificador para Arquivo Morto

Uma boa gestão documental exige controle do arquivo morto para que documentos importantes sejam mantidos em ordem. Apesar da digitalização e do uso frequente de celulares e computadores, muitos são os processos dentro de uma empresa que geram papéis importantes. E para mantê-los intactos dentro de qualquer ambiente, é necessário controle de umidade.

É preciso desmistificar a imagem estereotipada dos arquivos mortos, de locais empoeirados e com mau cheiro. Para manter essa área em ordem, deve-se livrar da cena comum a muitos locais de trabalho: uma sala fechada e com cheiro forte, sem ventilação, repleta de prateleiras e caixas de papelão com papéis e pastas dentro.

Dentro de um arquivo morto são reunidas informações importantes para qualquer estabelecimento, desde a relação com seus funcionários até os contratos assinados com os clientes. Para muitos desses documentos, inclusive, a lei determina um período de guarda.

Por esse motivo, além de planejar, escolher o ambiente correto para o armazenamento dos registros, treinar todos os colaboradores responsáveis pela área e classificar o arquivo em categorias, é preciso manutenção frequente do local.

Afinal, envelopes, recibos, notas fiscais e contratos são feitos papel, um material higroscópico que absorve rapidamente a umidade do ambiente. E, assim como no caso de cartórios e almoxarifados que também costumam acumular esse tipo de conteúdo, as consequências do excesso de umidade podem ser irreversíveis.

Excesso de umidade e riscos a salvaguarda de documentos

O meio físico para armazenamento de documentos ainda é via de regra em empresas, escritórios e outros inúmeros estabelecimentos. E, por lei, a guarda desses papéis é exigida por um período que pode ir de dois à 30 anos.

No que diz respeito aos documentos tributários, os períodos exigidos nos artigos do Código Tributário Nacional são:

Tributário Trabalhista / Previdenciário

Contudo, se torna difícil seguir essas determinações dentro de um ambiente que não está devidamente preparado. Os documentos e envelopes de papel, as caixas de papelão e até mesmo as prateleiras de madeira são suscetíveis à ação da umidade.

O arquivo morto é naturalmente um dos locais menos frequentados dentro de uma empresa, além disso, ele também costuma receber pouca luz natural e ventilação. E além de colaborar para o acúmulo de poeira, tais características fazem com que o nível de umidade aumente.

Diante disso, os riscos vão desde de aceleração da degradação ácida do papel até a presença de fungos e insetos. O que denuncia a presença desses indesejados seres microscópicos é a aparição de manchas amareladas, com centro escuro nas páginas de papel. Com o passar do tempo, uma fina camada de bolores e esporos também pode surgir.

Os psocópteros, conhecidos popularmente como piolhos de livros, também se desenvolvem em locais com essas mesmas características. A presença é denunciada pelo formato irregular que os documentos tomam.

Como resultado, a vida útil dos documentos diminui à medida que as manchas dificultam sua leitura e as bordas irregulares o tornam inutilizável. E, a partir do momento que materiais são perdidos, a empresa se torna passível de autuação por órgãos fiscalizadores.

Tecnologia para preservar documentos e seguir a lei

Assim como qualquer outra área da empresa, o arquivo morto deve ter os devidos cuidados para manter seus documentos intactos para possíveis consultas. Uma gestão eficiente inclui prevenção através do uso de tecnologias.

Para assegurar armazenagem correta, acessibilidade, identificação clara e proteção contra perdas é preciso contar com a tecnologia. E, apesar da digitalização ser quase sempre o primeiro passo tomado pelos responsáveis pela área, existe outro meio tão seguro quanto para conservar vias originais.

O Desidrat permite manter a integridade das informações através do controle da umidade em níveis específicos. De acordo com as Noções Básicas de Conservação Preventiva de Documentos, da Prefeitura de São Paulo “Para uma boa conservação do papel, do ponto de vista químico e físico, aconselha-se manter a temperatura entre 18°C e 22°C e a umidade relativa entre 45 e 55%”

Para atender o requisito necessário quanto ao controle de umidade, prolongar a vida útil dos documentos e manter um ambiente livre de fungos, a saída é o uso do Desidrat.

A linha Desidrat foi feita para que o ambiente de trabalho mantenha os níveis corretos de umidade e não sofra com prejuízos causados pela presença de mofo e bolor.

Entre em contato com um de nossos consultores para mais informações sobre os Desumidificadores Desidrat.

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