Criados para dar autenticidade e segurança aos atos jurídicos, os cartórios extrajudiciais atendem a uma grande demanda de pessoas diariamente. De extrema importância, a salvaguarda dos documentos obtidos como resultado das atividades executadas ali, depende do controle de umidade.
A gestão eficiente dos arquivos de cartórios inclui organização e armazenamento de documentos em ambientes livres de qualquer risco, para que nenhum papel seja afetado por altas temperaturas, níveis de umidade exorbitantes e presença de microrganismos.
São inúmeras as funções realizadas nesses espaços que, para que sejam criados, dependem de um investimento alto.
Como resultado do trabalho realizado nesses estabelecimentos, milhares de documentos são emitidos. Trata-se do registro de imóveis, pessoas, notas e protestos que devem ter sua integridade preservada.
Apesar dos primeiros sinais desse tipo de instituição despontarem da Mesopotâmia, em 4.000 A.C, e desse tipo de prática se tornar comum no Império Romano, no Brasil os primeiros cartórios só surgiram em 1889.
Imprescindível à prestação de serviços para a sociedade, além de reconhecer publicamente documentos, os cartórios também tem sua custódia, o que exige medidas cautelosas para que nenhum papel sequer seja perdido ou danificado.
Cartórios são obrigados a armazenar todos os registros, de modo a permitir sua acessibilidade a qualquer momento pelo solicitante. Segundo o art. 30 da lei nº 8.935/94: “São deveres dos notários e dos oficiais de registro manter em ordem os livros, papéis e documentos de sua serventia, guardando-os em locais seguros”.
O problema da umidade em locais de armazenagem de documentos
Assim como em estoques e almoxarifados, os cartórios devem prezar pela segurança dos documentos que estão guardando. O controle de umidade do local é necessário para que o ambiente não esteja sujeito à proliferação de microrganismos que causam dano aos papéis ali armazenados.
A limpeza diária do centro de documentação não é suficiente para impedir que o nível de umidade ali aumente e que fungos se desenvolvam nas folhas de papel, caixas de papelão e móveis de madeira.
As certidões emitidas, os registros em livros ou qualquer material de papel são altamente higroscópicos, que absorvem água do ambiente, podendo surgir manchas amareladas, mofo, bolor e irregularidades na borda das folhas e pastas diante da umidade acima de 60%.
E a situação tende a ser pior ainda caso o cartório seja localizado em uma região chuvosa ou litorânea. Nesses locais a umidade é naturalmente mais alta e a ação dos fungos interfere também na infraestrutura do imóvel.
Uso de desumidificadores para armazenagem em cartórios
Documentos como esses contém informações de extrema importância aos clientes. Por isso, é preciso manter sua segurança conforme determinação da ISO 9001:2015 que diz ser necessário, entre outras coisas, assegurar práticas para proteção e salvaguarda de dados e informações contidas nos documentos.
Para garantir que a propriedade do cliente seja preservada, é dever do cartório regular a umidade de seus arquivos para que os documentos não sejam afetados por mofo e bolor.
Casos como esses, pedem adesão a tecnologias práticas e que possam ser usadas ininterruptamente.
Por isso o Desidrat já faz parte de uma gestão eficiente em diversos cartórios no mundo todo. O desumidificador de ar trabalha para que o ambiente não seja prejudicado com a proliferação de microrganismos que podem deteriorar os bens materiais.
O Desidrat confere segurança ao manter a umidade nos níveis ideais para materiais como papel, garante o cumprimento de leis e normas, evita perdas e prejuízo financeiro ao estabelecimento.
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